Efektivitas Pengelolaan Arsip pada Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan

Arsip memiliki peran penting dalam mendukung aktivitas organisasi karena berfungsi sebagai pusat memori, sumber informasi, dan alat pengawasan dalam proses administrasi. Artikel karya Muhammad Darwis dan tim membahas efektivitas pengelolaan arsip pada Kantor Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP) Provinsi Sulawesi Selatan. Penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip yang baik dapat membantu organisasi meningkatkan efisiensi pelayanan administrasi dan mendukung pengambilan keputusan secara lebih tepat.

Penelitian dilakukan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Fokus penelitian mencakup lima aspek utama pengelolaan arsip, yaitu penciptaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, dan pemusnahan arsip.

Pada tahap penciptaan arsip, proses pengelolaan dilakukan melalui penerimaan surat dan dokumen baik dari internal maupun eksternal organisasi. Arsip internal meliputi surat tugas, surat keputusan, dan dokumen administrasi lainnya, sedangkan arsip eksternal berasal dari surat masuk maupun dokumen dari instansi lain. Setelah diterima, arsip dicatat, ditindaklanjuti melalui disposisi, lalu disimpan sesuai prosedur yang berlaku. LPMP juga telah memiliki standar operasional pengelolaan arsip dan fungsi khusus kearsipan untuk mendukung pengelolaan dokumen secara lebih sistematis.

Dalam proses penyimpanan arsip, LPMP menggunakan sistem manual dan digital. Penyimpanan manual dilakukan dengan sistem penomoran surat untuk memudahkan pencarian kembali arsip, sedangkan penyimpanan digital dilakukan dengan menyimpan dokumen dalam bentuk soft file pada komputer. Penggunaan dua sistem tersebut dinilai membantu efektivitas pengelolaan dokumen karena mempermudah akses arsip sekaligus menjaga keamanan data.

Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menempatkan dokumen pada lemari arsip sesuai jenis dan bidangnya masing-masing. Selain penataan dokumen, dilakukan pula perawatan seperti pembersihan arsip dan penggunaan bahan tertentu untuk melindungi arsip dari kerusakan akibat rayap maupun faktor lingkungan lainnya. Namun penelitian menemukan bahwa masih terdapat beberapa arsip yang diletakkan di lantai karena keterbatasan lemari penyimpanan dan banyaknya dokumen yang harus dikelola.

Pada tahap penyusutan arsip, dokumen yang sudah jarang digunakan dipindahkan ke ruang atau lemari arsip khusus. Penyusutan dilakukan berdasarkan masa penggunaan arsip, misalnya data pegawai pensiun yang telah melewati periode tertentu akan dipindahkan dari arsip aktif ke arsip inaktif. Langkah ini dilakukan untuk mengurangi penumpukan dokumen sekaligus meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip di lingkungan kantor.

Sementara itu, pemusnahan arsip belum dilakukan secara langsung di LPMP Provinsi Sulawesi Selatan. Arsip yang dianggap sudah tidak terlalu penting umumnya hanya dipindahkan ke gudang atau ruang arsip tanpa melalui proses pemusnahan fisik. Kondisi tersebut terjadi karena sebagian besar arsip yang dikelola masih termasuk arsip aktif dan masih memiliki kemungkinan untuk digunakan kembali dalam kegiatan administrasi.

Penelitian ini memperlihatkan bahwa pengelolaan arsip yang efektif tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga menyangkut sistem administrasi, kemudahan akses informasi, keamanan arsip, dan efisiensi kerja organisasi. Penggunaan sistem penyimpanan manual dan digital secara bersamaan menjadi salah satu langkah penting dalam mendukung pengelolaan arsip yang lebih tertib dan mudah diakses di lingkungan lembaga pendidikan.

Sumber Artikel

Darwis, M., Claresta, Y., Jamaluddin, Nasaruddin, H., & Nasrullah, M. (2022). Effectiveness of archive management at the Office of the Education Quality Assurance Agency of South Sulawesi Province. Jurnal Office: Jurnal Pemikiran Ilmiah dan Pendidikan Administrasi Perkantoran, 8(1), 39–46.