Arsip dan korespondensi merupakan bagian penting dalam kegiatan administrasi organisasi karena berfungsi sebagai sarana komunikasi, dokumentasi, dan pendukung pengambilan keputusan. Artikel karya Rezky Fitriani, Muh Darwis, dan Muh. Nasrullah membahas efektivitas penggunaan aplikasi Pelindo E-Office (PEO) dalam proses korespondensi di PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4. Penelitian ini menunjukkan bahwa penggunaan aplikasi E-Office mampu meningkatkan efisiensi kerja, mempercepat proses surat-menyurat, serta mendukung penerapan sistem kerja paperless di lingkungan perusahaan.
Penelitian dilakukan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Penelitian melibatkan tujuh informan dan menggunakan model keberhasilan sistem informasi DeLone dan McLean sebagai fokus analisis. Penilaian efektivitas aplikasi dilakukan berdasarkan enam indikator utama, yaitu kualitas sistem, kualitas informasi, penggunaan aplikasi, kepuasan pengguna, dampak individu, dan dampak organisasi.
Pada aspek kualitas sistem, aplikasi Pelindo E-Office dinilai mudah diakses dan memiliki kemampuan yang cukup baik dalam merespons kebutuhan pengguna. Sistem ini juga dianggap aman karena hanya dapat diakses oleh pegawai internal perusahaan melalui akun masing-masing. Selain itu, fitur-fitur yang tersedia telah disesuaikan dengan kebutuhan proses korespondensi perusahaan, seperti pembuatan surat, disposisi, pemeriksaan, dan persetujuan dokumen secara digital. Meskipun demikian, penelitian menemukan bahwa masih diperlukan pengembangan fitur tertentu, terutama terkait pengelolaan surat eksternal dan pemberian nomor surat agar lebih efektif.
Dalam aspek kualitas informasi, aplikasi PEO mampu menyediakan informasi yang lengkap, akurat, relevan, dan diperbarui secara berkala. Setiap perubahan status surat dapat langsung diketahui melalui notifikasi pada sistem sehingga memudahkan pengguna dalam memantau proses surat-menyurat. Informasi mengenai pengirim, penerima, serta isi surat juga ditampilkan dengan jelas sehingga meminimalkan kesalahan komunikasi dan mendukung pengambilan keputusan secara lebih tepat.
Dari sisi penggunaan aplikasi, hampir seluruh divisi di PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 telah memanfaatkan aplikasi PEO dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Fitur utama seperti pembuatan surat, pemeriksaan dokumen, dan persetujuan surat telah digunakan secara optimal. Namun, beberapa pimpinan masih menggunakan metode manual berupa concept paper dalam proses pemeriksaan surat sehingga penerapan sistem digital belum sepenuhnya merata di semua unit kerja.
Pada aspek kepuasan pengguna, aplikasi Pelindo E-Office dinilai mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan. Proses disposisi surat menjadi lebih terstruktur, penyelesaian dokumen lebih cepat, serta pengarsipan dokumen lebih mudah dilakukan. Pengguna juga merasa terbantu karena dokumen dapat diakses kembali dengan cepat tanpa harus mencari arsip fisik secara manual. Penggunaan aplikasi ini sekaligus mendukung pengurangan penggunaan kertas dalam kegiatan administrasi perusahaan.
Penelitian juga menunjukkan adanya dampak positif terhadap individu pengguna aplikasi. Pegawai menjadi lebih terbiasa menggunakan teknologi digital dalam pekerjaan sehari-hari sehingga kemampuan teknologi dan produktivitas kerja meningkat. Proses komunikasi dan penyelesaian tugas administrasi menjadi lebih cepat dibandingkan sistem manual yang sebelumnya digunakan.
Sementara itu, pada tingkat organisasi, penggunaan aplikasi PEO memberikan dampak positif berupa peningkatan efisiensi waktu, pengurangan biaya administrasi, kemudahan pengarsipan dokumen, dan percepatan pengambilan keputusan oleh pimpinan. Sistem ini juga mendukung terciptanya lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan melalui penerapan konsep paperless. Namun, penelitian mencatat bahwa masih terdapat beberapa kendala, seperti kebiasaan sebagian pimpinan yang tetap menggunakan dokumen manual dan perlunya peningkatan kemampuan sumber daya manusia dalam penguasaan teknologi jangka panjang.
Penelitian ini memperlihatkan bahwa penerapan aplikasi E-Office tidak hanya mempermudah proses korespondensi, tetapi juga meningkatkan kualitas administrasi organisasi secara keseluruhan. Digitalisasi administrasi melalui aplikasi Pelindo E-Office menjadi langkah penting dalam menciptakan sistem kerja yang lebih efektif, efisien, modern, dan terintegrasi di lingkungan perusahaan.
Sumber Artikel
Fitriani, R., Darwis, M., & Nasrullah, M. (2025). The Effectiveness of the Use of the Pelindo E-Office Application in the Correspondence Process of PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4. Jurnal Office, 2(1), 1–8..
